Infomedias whistleblowerpolitik
Politik for whistleblowerordningen i Infomedia A/S, herunder databeskyttelsespolitik for whistleblowerordningen
1. Formål med whistleblowerordningen
1.1 Infomedia A/S (herefter ”Infomedia”) ønsker, at alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold kommer frem i lyset, og at der stilles en kanal til rådighed, så der kan indberettes om sådanne forhold uden frygt for negative konsekvenser.
1.2 Whistleblowerordningen anses for at være et supplement til de almindelige kanaler – fx nærmeste leder eller HR-afdelingen – i forhold til at rejse bekymringer om kritisable eller utilfredsstillende forhold.
1.3 Der henvises til, at der er oprettet en ekstern whistleblowerordning hos Datatilsynet. Dette ændrer imidlertid ikke på, at Infomedia skal opfordre til, at Infomedias egen whistleblowerordning benyttes, hvor en eventuel overtrædelse effektivt kan imødegås internt, og indberetteren ikke vurderer, at der er risiko for repressalier.
2. Hvem kan indberette til whistleblowerordningen?
2.1 Kommende, nuværende og tidligere medarbejdere, direktionen, bestyrelses- medlemmer, freelancere, lønnede og ulønnede praktikanter og faste samarbejdspartnere – herunder medarbejdere for samarbejdspartnerne, hvor medarbejderne har deres daglige gang i koncernen – kan indberette om alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold til whistleblowerordningen uden frygt for negative konsekvenser.
3. Hvad kan der indberettes om?
3.1 Der kan indberettes oplysninger til whistleblowerordningen om overtrædelser af EU-retten, som er omfattet af anvendelsesområdet for whistleblowerdirektivet (direktiv 2018/0106). Dette indebærer overtrædelser af EU-retten vedrørende følgende områder:
- Offentligt udbud
- Finansielle tjenesteydelser, produkter og markeder, forebyggelse af hvidvask af penge og finansiering af terrorisme
- Produktsikkerhed og -overensstemmelse
- Transportsikkerhed
- Miljøbeskyttelse
- Strålingsbeskyttelse og nuklear sikkerhed
- Fødevare- og fodersikkerhed, dyresundhed og dyrevelfærd
- Folkesundhed
- Forbrugerbeskyttelse
- Beskyttelse af privatlivets fred og netværks- og informationssystemers sikkerhed
3.2 Der kan indberettes til whistleblowerordningen om alvorlige lovovertrædelser, seksuelle krænkelser eller øvrige alvorlige forhold.
Det afhænger af en konkret vurdering af den enkelte indberetning, om der er tale om en indberetning, der vedrører alvorlige lovovertrædelser, seksuelle krænkelser eller øvrige alvorlige forhold.
I udgangspunktet vil det følgende falde inden for, hvad der kan indberettes om til whistleblowerordningen:
- Oplysninger om strafbare forhold, herunder overtrædelser af eventuelle tavshedspligter, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri og bestikkelse
- Grove eller gentagne overtrædelser af lovgivning, databeskyttelsesloven samt efter omstændighederne fx lovgivning, som har til formål at sikre folkesundheden, sikkerhed i transportsektoren eller beskyttelse af natur og miljø mv., er omfattet
- Grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, fx retningslinjer om gaver, tjenesterejser mv.
- Seksuel chikane eller andre grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, fx grov chikane
3.3 Der kan som udgangspunkt ikke indberettes til whistleblowerordningen om følgende forhold:
- Oplysninger om overtrædelser af interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter om fx sygefravær, alkohol, påklædning, privat brug af kontorartikler mv.
- Oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen vil som udgangspunkt ikke være omfattet af whistleblowerordningens anvendelsesområde. Dette kan fx være generel utilfredshed med en leder, utilfredshed over en kollegas arbejdsindsats eller samarbejdsmæssige problemstillinger
Sådanne oplysninger bør i stedet indgives til nærmeste leder, personale-/HR- afdeling eller tillidsrepræsentant. I det omfang der alligevel indberettes oplysninger om sådanne forhold til Infomedias whistleblowerordning, som Infomedia ønsker at reagere på, vil Infomedia i relevant omfang videregive sådanne oplysninger internt.
3.4 Det er en forudsætning, at den, der foretager en indberetning, er i god tro om rigtigheden af det forhold, der indberettes om, og om de oplysninger, der angives i indberetningen. Det kan føre til ansættelsesretlige konsekvenser eller lignende, hvis den person, der indberetter, er i ond tro og bevidst indberetter oplysninger eller forhold, som den pågældende på indberetningstidspunktet var vidende om, ikke er korrekte.
4. Hvordan behandles indberetninger til whistleblowerordningen
4.1 Når en indberetning er foretaget via whistleblowerportalen https://infomedia.integrityline.com/ vil indberetningen blive gennemgået af en advokat fra advokatfirmaet Norrbom Vinding. Indberetteren vil automatisk modtage en bekræftelse på, at indberetningen er modtaget.
4.2 Når advokaten har gennemgået indberetningen, vil en relevant kontaktperson i Infomedia blive orienteret om indberetningen, såfremt indberetningen falder ind under, hvad der kan indberettes om til whistleblowerordningen.
Hvis indberetningen ikke falder ind under, hvad der kan indberettes om til whistleblowerordningen, eller hvis indberetningen er åbenbart grundløs, vil indberetningen blive henlagt, og indberetteren vil modtage besked herom, herunder hvis forholdet alternativt bør rejses over for en bestemt afdeling i Infomedia.
Hvis indberetningen falder ind under, hvad der kan indberettes om til whistleblowerordningen, vil den relevante kontaktperson i Infomedia følge op på indberetningen, herunder undersøge forholdet yderligere – eventuelt i samarbejde med den relevante afdeling – samt vurdere, hvilken eller hvilke reaktion(er) der måtte være nødvendig(e) i relation til opfølgningen på indberetningen. Relevant opfølgning på indberetningen kan fx bestå i politianmeldelse af forholdet, ansættelsesretlige reaktioner over for medarbejdere eller kontraktretlige reaktioner over for samarbejdspartnere. Det vil altid bero på en konkret vurdering, hvad den relevante måde at følge op på er i et givent tilfælde.
Når opfølgningen er afsluttet, vil den person, der har foretaget indberetningen, modtage feedback. Hvis opfølgningen ikke er afsluttet inden for 3 måneder, vil den, der har foretaget indberetningen, modtage feedback i den udstrækning, det er muligt, inden der er gået 3 måneder fra modtagelsen af indberetningen. I det omfang en reaktion, som opfølgning på indberetningen, går ud på personrettede konsekvenser for andre, er det ikke altid muligt at orientere indberetteren om, præcist hvilke reaktioner indberetningen måtte have givet anledning til. Dette gælder også, hvis det af andre grunde ikke er muligt at give mere detaljeret feedback til indberetteren.
4.3 Infomedia vil under alle omstændigheder i muligt omfang følge op på indberetningen, herunder i videst muligt omfang bekræfte modtagelsen af indberetningen og søge at give feedback til indberetteren, i det omfang indberetningen falder ind under, hvad der kan indberettes om til whistleblowerordningen.
5. Hvordan indberettes der til whistleblowerordningen?
5.1 Indberetninger til whistleblowerordningen foretages via en portal, der kan tilgås via Infomedia hjemmeside på: www.infomedia.dk
5.2 På portalen kan en formular tilgås, hvor der stilles en række spørgsmål til den person, der vil foretage en indberetning, herunder hvad indberetningen drejer sig om, samt hvor i Infomedia det indberettede forhold relaterer sig til.
Det er muligt at uploade supplerende dokumentation i tillæg til det, der indtastes i formularen. Det kan fx være dokumenter, emails eller billeder.
5.3 Anonymitet
5.3.1 Det er ikke muligt at foretage anonyme indberetninger til whistleblowerordningen. Dette ændrer ikke på, at indberetterens identitet og oplysninger vil blive behandlet med fortrolighed.
6. Rettigheder
6.1 For personer, der indberetter
6.1.1 De databeskyttelsesretlige regler gælder, når der indberettes til Infomedias whistleblowerordning. Der henvises til det anførte under punkt 7 nedenfor.
Norrbom Vinding og Infomedia behandler oplysninger om indberetteren med den største grad af fortrolighed. Der kan imidlertid efter omstændighederne forekomme tilfælde, hvor der kan være adgang til indsigt efter de databeskyttelsesretlige regler.
6.1.2 Infomedia accepterer ikke, at personer, der i god tro har indberettet om forhold, der er omfattet af whistleblowerordningen, udsættes for negative konsekvenser som følge af, at den pågældende har foretaget en indberetning til whistleblowerordningen. Hvis en person, der har indberettet i god tro til ordningen, føler sig udsat for negative konsekvenser som følge af indberetningen, opfordres den pågældende til at indgive en meddelelse herom via den sikker postboks, der oprettes i forbindelse med indgivelsen af en indberetning. Der kan også tages kontakt til en tillidsrepræsentant eller den pågældendes faglige organisation.
6.1.3 Som nævnt ovenfor er det en forudsætning, at den, der foretager en indberetning, er i god tro om rigtigheden af det forhold, der indberettes om, og om de oplysninger, der angives i indberetningen. Det kan føre til ansættelsesretlige konsekvenser eller lignende, hvis den person, der indberetter, er i ond tro og bevidst indberetter oplysninger eller forhold, som den pågældende på indberetningstidspunktet var vidende om, ikke er korrekte.
6.2 For personer, der indberettes om
6.2.1 De databeskyttelsesretlige regler gælder, når der indberettes til Infomedias whistleblowerordning.
Der henvises til det anførte under punkt 7 om databeskyttelse nedenfor.
6.2.2 I det omfang der i forbindelse med opfølgningen på en indberetning findes grundlag for at iværksatte ansættelsesretlige reaktioner over for en person, der er indberettet om, vil dette ske i overensstemmelse med de regler, der gælder for ansættelsesforholdet.
7. Databeskyttelse
7.1 I forbindelse med varetagelsen af Infomedias whistleblowerordning behandles der personoplysninger. Behandlingen af personoplysninger inden for whistleblowerordningen er omfattet af reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.
7.2 Dataansvarlig og databeskyttelsesrådgiver
Norrbom Vinding er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, der sker i forbindelse med screeningen af indberetninger i regi af Infomedias whistleblowerordning. Infomedia er dataansvarlig for behandling af personoplysninger i forbindelse med Infomedias opfølgning på indberetninger. I det omfang Norrbom Vinding inddrages i opfølgningen, er Norrbom Vinding ligeledes dataansvarlig:
Norrbom Vinding
Dampfærgevej 26,
2100 København Ø
CVR-nummer: 20 49 14 77
Telefon: +45 35 25 39 40
E-mail: info@norrbomvinding.com
Sikker post via: security@norrbomvinding.com
Infomedia A/S
Pilestræde 58, 3.,
1112 København K
CVR-nummer: 26937698
E-mail: support@infomedia.dk
Sikker post via e-Boks
7.3 Formål
Formålet med behandlingen af personoplysninger, der indgår i indberetninger til whistleblowerordningen eller indgår som led i opfølgningen på en indberetning til ordningen, er at undersøge eventuelle alvorlige lovovertrædelser, seksuelle krænkelser eller øvrige alvorlige forhold, herunder at følge op på og hindre, at sådanne forhold finder sted i Infomedia.
7.4 Retsgrundlagene for behandlingen
Retsgrundlaget for behandlingen vil fra den 17. december 2023 følge af lov om beskyttelse af whistleblowere § 22, hvorefter der kan behandles personoplysninger, når det er nødvendigt for at behandle indberetninger, der er modtaget som led i den whistleblowerordning, Infomedia har oprettet i henhold til lov om beskyttelse af whistleblowere. Der kan i henhold til dette retsgrundlag behandles personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6, 9 og 10.
Retsgrundlaget for behandlingen vil frem til den 17. december 2023 følge af de almindelige databeskyttelsesretlige regler. Oplysninger, der indgår i whistleblowerordningen, vil blive behandlet, hvis behandlingen er nødvendig for, at Infomedia eller en tredjemand kan forfølge en legitim interesse, medmindre den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, der kræver beskyttelse af personoplysninger, går forud herfor, navnlig hvis den registrerede er et barn. Dette følger af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Norrbom Vinding og/eller Infomedia kan behandle oplysninger, der indgår i whistleblowerordningen, hvis behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler Infomedia. Dette følger af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.
I det omfang der indgår oplysninger af særlig kategori omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9, vil retsgrundlaget for Infomedias behandling af sådanne oplysninger, for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, være databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f. I øvrigt vil Infomedias retsgrundlag for behandlingen af personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9 være det ovenfor anførte retsgrundlag efter databeskyttelsesforordningens artikel 6.
I relation til eventuelle konkrete personalesager som opfølgning eller reaktion på en indberetning kan retsgrundlaget endvidere være databeskyttelseslovens § 12.
I det omfang der behandles oplysninger om strafbare forhold, vil retsgrundlaget for behandlingen være databeskyttelseslovens § 8, hvilket fx kan være relevant, hvis der som opfølgning eller reaktion på indberetningen skal foretages politianmeldelse.
7.5 Kategorier af personoplysninger
Det afhænger af det indberettede forhold, hvilke personoplysninger der behandles i Infomedias whistleblowerordning. De personoplysninger, der behandles, vil typisk være oplysninger, der fremgår af indberetningen, og som i øvrigt tilvejebringes i forbindelse med opfølgningen på indberetningen.
Overordnet vil følgende kategorier af personoplysninger kunne behandles i whistleblowerordningen:
- Stamoplysninger, fx navn, stilling, e-mailadresse, telefonnummer mv.
- Oplysninger om ansættelsesforhold, fx stilling, oplysninger om eventuel eller potentiel misligholdelse af ansættelsesforholdet mv.
- Oplysninger om alvorlige lovovertrædelser, seksuelle krænkelser og andre alvorlige forhold
- Oplysninger om strafbare forhold, fx hvis der er mistanke om, at der er begået en straffelovsovertrædelse, og denne mistanke bestyrkes
7.6 Eventuelle modtagere eller kategorier af modtagere af personoplysningerne
Personoplysninger, der indgår i Infomedias whistleblowerordning, vil som udgangspunkt ikke blive delt med andre. Der kan dog være tilfælde, hvor det kan være nødvendigt at videregive personoplysninger, fx hvis det som reaktion på en indberetning findes nødvendigt at foretage politianmeldelse. Infomedia vil ikke videregive oplysninger til udenforstående, hvis dette ikke er nødvendigt i forhold til opfølgningen eller reaktionen i relation til den konkrete sag, eller hvis det ikke er i anonymiseret, aggregeret form i forbindelse med årsrapporten for ordningen.
Endvidere kan personoplysninger, der indgår i whistleblowerordningen, blive delt med Infomedias advokater eller revisorer i forbindelse med konkrete sager.
7.7 Hvor stammer personoplysningerne fra
Personoplysninger, der indgår i Infomedias whistleblowerordning, hidrører i udgangspunktet fra den person, der har foretaget en indberetning til whistleblowerordningen. I forbindelse med opfølgningen på en indberetning kan der imidlertid også indsamles personoplysninger fra offentligt tilgængelige kilder eller fra andre, der har kendskab til det konkrete forhold, indberetningen vedrører.
7.8 Opbevaring af personoplysninger
Indberetninger vil kun blive opbevaret, så længe det er nødvendigt og forholdsmæssigt for at opfylde krav, der følger af whistleblowerloven, eller hvis der er en legitim grund til fortsat opbevaring, fx hvis det er påkrævet efter anden lovgivning, herunder i forhold til databeskyttelsesretlige regler, eller hvis der er grund til at tro, at indberetningen kan styrkes af senere indkomne indberetninger (sammenkædning).
Der gælder ikke en bestemt frist for, hvor længe indberetninger vil blive opbevaret. Indberetninger, der ikke er omfattet af whistleblowerordningen, vil som udgangspunkt blive slettet efter 1 år.
7.9 Rettigheder
Personer, hvis personoplysninger behandles i Infomedias whistleblowerord ning, har en række rettigheder efter databeskyttelsesforordningen.
Personer, der ønsker at gøre brug af sine rettigheder, skal kontakte Norrbom Vinding og/eller Infomedia.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Der er ret til at få indsigt i de oplysninger, som Norrbom Vinding og/eller Infomedia behandler om den enkelte, samt en række yderligere oplysninger.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Der er ret til at få urigtige oplysninger om den pågældende rettet, eller få suppleret de oplysninger, der behandles.
Ret til sletning
I særlige tilfælde er der ret til at få slettet oplysninger, inden tidspunktet for den almindelige generelle sletning indtræffer
Ret til begrænsning af behandling
Der er i visse tilfælde ret til at få behandlingen af personoplysninger begrænset. Hvis der er ret til at få begrænset behandlingen, må Norrbom Vinding og/eller Infomedia fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med et samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Der er i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Norrbom Vindings og/eller Infomedias ellers lovlige behandling af personoplysninger.
Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Der er i visse tilfælde ret til at modtage personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Der kan findes yderligere information om de registreredes rettigheder efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som kan findes på www.datatilsynet.dk.
7.10 Klage til Datatilsynet
Enhver har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis den pågældende er utilfreds med den måde, Norrbom Vinding og/eller Infomedia behandler den pågældendes personoplysninger på. Datatilsynets kontaktoplysninger kan findes på www.datatilsynet.dk.
