Sådan får du den bedste medieovervågning

Sådan får du den bedste medieovervågning

Stine Grandjean-Thomsen

Din medieovervågning må ikke være støj i indbakken.

Den skal tværtimod være den første mail, du åbner om morgenen.

En god medieovervågning kan nemlig give indblik i effekten af PR- og kommunikationsafdelingens indsatser, den kan tippe salgsafdelingen om nye forretningsmuligheder, eller den kan give Business Development et uundværligt indblik i branchen.

En medieovervågning skal med andre ord give de rigtige indsigter, så den bliver et strategisk og operationelt værktøj for dig og dine kollegaer.

Her får du mine fem anbefalinger til, hvordan du får den bedste medieovervågning.

#1 Bliv skarp på indhold

Den gode medieovervågning indeholder kun omtaler, der er relevante for dig, og du skal derfor være helt skarp på indholdet.

Hvilke indsigter skal din medieovervågning give?

Og hvem i organisationen skal bruge den? (Mere om det i næste anbefaling.)

Lav et overblik over, hvad der er relevant for dig og din virksomhed, og tænk gerne i overskrifter eller korte beskrivelser.

Her ånder du måske lettet op. Mange tror nemlig, de skal lave en komplet søgeordsliste med alle de ord, som medierne kunne finde på at bruge, og det virker – forståeligt nok – som en uoverskuelig opgave.

Hvis du i stedet tænker i overskrifter eller korte beskrivelser, omdanner vores eksperter det til komplicerende søgestrenge, der fanger relevante omtaler – og sier irrelevante fra.

Der er stor forskel på, om du laver en Google-søgning på ’økonomi’ eller ’økonomi hvis man skal adoptere’. Det er det samme med medieovervågning.

Her er et par eksempler:

Klassisk liste af søgeord:

Adoption

Økonomi

Børn

Forældre

Konkurrent A

Konkurrent B

Aktør A

Aktør B

God liste af søgeord:

Adoption i den politiske debat

Privatøkonomi der kræves for at adoptere

Forhold mellem adopterede børn og deres forældre

Konkurrent A og B i forbindelse med vækst og nye tiltag

Alle omtaler på aktør A og B

Når du har styr på, hvad din medieovervågning skal indeholde, skal du også overveje hvilke kilder, du vil overvåge. De fleste overvåger alle medier på tværs af print, web, radio og tv, og da det ofte er de lidt mindre webmedier, der i dag breaker historierne, er de gode at have med.

Case: Daglig medieovervågning i en kommune

En kommune fokuserer på forvaltningerne i deres medieovervågning.

Presseteamet får en medieovervågning med omtaler af borgmesteren, kommunen og alle forvaltninger.

Forvaltningerne får en anden type medieovervågning. Den indeholder omtaler af borgmesteren, kommunen og af den specifikke forvaltning, som modtageren sidder i. Og den overvåger forvaltningens fokusområder for kommunen.

Lokalmedierne skriver sjældent kommunenavnet eller den pågældende forvaltning i deres artikler, og der er derfor meget indirekte omtale af kommunen og dens arbejdsområdet. Det betyder, at forvaltningernes medieovervågning søger på hver by i kommunen sammen med de fokusområder, forvaltningen har, så de sikrer, at alt relevant indhold bliver fanget.

På den måde bliver medieovervågningen målrettet hver enkelt modtagergruppe, så medieovervågningen bliver så præcis som mulig.

Eksempel på medieovervågning i en kommune

#2 Målret medieovervågningen til flere i organisationen

Medieovervågning er relevant for flere end PR- og kommunikationsafdelingen, og du kan strukturere din medieovervågning, så den hurtigt og nemt giver et godt overblik hele vejen rundt.

Du kan differentiere indholdet, så alle ikke modtager det samme indhold i medieovervågningen (som i casen med forvaltningerne ovenfor).

Presseteamet kan få alle omtaler, mens ledelsen får udvalgte, og produktansvarlige kun får omtalerne af de produkter, de er ansvarlige for.

Og så vil det være en god ide at overveje, hvornår I vil modtage jeres medieovervågning.

Giver det mest mening med ét dagligt overblik? Skal den komme løbende? Eller om aftenen? Skal ledelsen have en opsamling på de vigtigste nyheder hver uge? Og hvad med de produktansvarlige?

Case: Medieovervågning i forskellige formater i telebranchen

En kunde i telebranchen får deres medieovervågning i flere forskellige formater og frekvenser.

Den daglige mail indeholder forsidehistorier og omtaler af brands, konkurrenter og branchen – som forskellige modtagere får. Men de får også koncernnyheder direkte på deres intranet.

En gang ugentligt får de et opsamlende nyhedsbrev til bestyrelsen og ledelsen, hvor vi udvælger de 10 største nyheder og leverer et resumé på engelsk.

Og til sidst får presseteamet løbende medieovervågning, så de er forberedte på eventuelle krisesager.

Eksempel på medieovervågning i telebranchen

#3 Kom godt fra start

En god medieovervågning sidder ikke i skabet fra dag 1.

De første par uger i dit nye medieovervågningseventyr skal du give feedback på indhold, der mangler eller måske er irrelevant. På den måde kan din medieovervågning blive fintunet, så den bliver så værdifuld som mulig.

Brug også gerne lidt krudt på at informere dine kollegaer internt om medieovervågningen, så de ved, hvad de får, og hvorfor de får en medieovervågning. 

#4 Brug specialister i søgestrenge

Søgestrenge er altafgørende for kvaliteten af din medieovervågning.

Som jeg allerede har været omkring i mit første tip, kan din medieovervågning ikke fungere på simple søgeord. De skal omsættes til søgestrenge med kontekst.

Det er vigtigt, at der bliver arbejdet professionelt med søgestrengene, og i Infomedia har vi et helt hold af eksperter, der sætter komplekst søgesprog sammen og sikrer, at det indhold, der havner hos dig, er relevant.

(Fun fact: En søgestreng kan snildt være flere A4-sider lange).

Hvis du ikke har medieovervågning hos os, så sørg for, at din leverandør har specialister i søgestrenge. 

#5 Vedligehold din medieovervågning

Din medieovervågning er dynamisk og skal vedligeholdes.

Og det glemmer mange desværre.

Hvis du lancerer en ny kampagne eller et nyt produkt, skal din medieovervågning opdateres. Det samme, hvis din virksomhed får ny ledelse eller talsperson.

Din medieovervågning arbejder med de ord, du har fodret den med, og den skal følge de samme opdateringer, som der sker i din virksomhed.

Find en ansvarlig, der hele tiden sørger for, at jeres medieovervågning er opdateret, og brug tid på at give feedback, hvis der mangler indhold – eller er for meget.

Vil du have en bedre medieovervågning?

Vi vil gerne hjælpe dig med at få en bedre medieovervågning – uanset om du allerede har medieovervågning hos os eller en anden.

Lad os tage en uforpligtende snak om dit behov for en medieovervågning.