Her får du en hurtig guide til, hvordan du i årets 11. time får skabt opmærksomhed omkring jeres resultater – både overfor chefen og hele organisationen.
Det har været et hæsblæsende år, og i al din stress med at producere indhold, tale med journalister, lave kampagner og pleje sociale kanaler, har du simpelthen ikke haft tid til også at fortælle alle, hvordan det går. Måske har du sendt en lille mail i ny og næ, men ikke noget der for alvor har sat kommunikationsafdelingen på kortet.
Kommunikation kan være en lidt ’fluffy’ størrelse for andre medarbejdere, der – ulig dig – sjældent kan mærke kommunikationens effekt i det daglige arbejde. Mange vil måske tvivle på, at der overhovedet er en effekt. Det er problematisk.
Allerhelst ser vi som kommunikationsfolk, at hele organisationen tager del i ’fortællingen’ og på eget initiativ deler de gode historier. Men så er du nødt til at vise, hvordan kommunikation virkelig batter. Følg vores enkle guide, og kom godt i gang med at vise din succes internt i organisationen.
Trin 1: Læg en plan
Hvor ofte vil du kommunikere jeres resultater ud, og hvor synlig vil du være? Læg en plan, der er realistisk i forhold til dit resterende arbejde og mængden af kommunikation, der allerede florerer internt i virksomheden. Måske er en årlig rapportering nok i forhold til at vise, hvad kommunikationsafdelingen kan; måske giver det mest mening med et centraltbeliggende dasboard, der løbende viser jeres resultater i realtid.
Beslut dig for, hvor stort et projekt afrapporteringen skal være, og planlæg ud fra dette. Husk at sætte tid af til både indsamling af data, udvælgelse af pointer, valg af medie/platform og eksekvering.
Trin 2: Kig bredt – udvælg få pointer
Jeres afdeling har med sikkerhed et væld af datakilder at trække fra. Der er data fra jeres medieovervågning, Google Analytics, jeres sociale kanaler, nyhedsbrevet, eventuelle meningsmålinger og sikkert meget, meget mere.
Det hele virker fuldkomment uoverskueligt, men fat mod!
Det er vigtigt at have øje for, at resten af organisation ikke har behov for at vide, hvordan ALTING har præsteret. De tager gerne til takke med et par overskrifter: Nogle simple og godt visualiserede pointer, som alle kan relatere til. Både Birthe i kundeservice, og Boris i bogholderiet.
Koncentrér dig om 4-8 vigtige pointer. Husk ikke kun at fremhæve dine succeshistorier – gør også opmærksom på, hvor der er plads til forbedring. Det skaber troværdighed, og hvis alting bare ”kører på skinner”, har chefen alligevel ikke incitament for at øge jeres budget.
Sørg også for, at de ting, du har målt på, relaterer sig til virksomhedens overordnede målsætninger – både de hårde og bløde KPI’er. Det kan gælde både bundlinje og vækst – CSR-mål og meningsmålinger.
Hvis I forsøger at indtage et nichemarked, fx bæredygtigt byggeri eller glutenfrit bagværk, kan du vise, hvordan I har opnået flere omtaler i de relevante nichemedier. Hvis I har en CEO, som synes, kommunikationstal er humanistisk pladder, så vis ham eller hende, hvordan kommunikation har flyttet en agenda i medierne.
Har du lyst til at høre mere om vores medieanalyser og indsigter i kommunikation og medier?
Trin 3: Vælg dit talerør
Du behøver ikke at udrulle den store charmeoffensiv med banner og megafon. Start småt – eventuelt med at samle de vigtigste pointer i 1) en lille fysisk årsrapport og 2) et dashboard. Bagefter kan du vurdere, om du kan genbruge setup’et fremadrettet (fx på uge-, måned- eller kvartalsbasis) og bygge på med flere pointer, når det giver mening.
En rapport er god til at visualisere jeres resultater i forhold til fx ledelsen. Den er håndgribelig, og begrænser man sig til få sider, bliver budskabet skarpere og nemt at dele (fx på bestyrelsesmødet). I Infomedia arbejder vi med årsanalysen, som giver kunder et samlet overblik over omtalen af deres virksomhed.
Dashboards er gode, når du vil nå ud til resten af organisationen. Mails og posts på intranettet er nemme at overse, men sætter du en skærm op i fx receptionen eller kantinen – et sted, hvor alle medarbejdere passerer og måske endda har et minut til fordybelse – har du bedre mulighed for at tiltrække opmærksomhed. Og dermed gøre kommunikationsafdelingens arbejde endnu mere synlig.
Trin 4: Visualisér dine vigtigste KPI’er
Når du har fastslået, hvilke pointer der skal med i din rapport, skal du overveje, hvordan du bedst visualiserer dem. Tørre tal forstås bedst, når de bliver sat ind i en kontekst med billeder, farver og lidt volumen.
Cirkeldiagrammer er gode til procenter, linjediagrammer til udvikling over tid og søjler til sammenligner (fx med konkurrenter). Men når det er sagt, er det bedre at veksle lidt i måden, du visualiserer dine KPI’er på, end at være alt for regelret. Det skaber mere indlevelse.
I vores årsanalyse får kunder et samlet overblik over omtalen af deres virksomhed/organisation. Det kan måske tjene til inspiration – her er et udpluk:
Trin 5: Dashboard
Et dashboard får flest point på coolness, når det er dynamisk. Det vil sige, at det i realtid trækker data fra dine kilder (hvad end det er din medieovervågning, Google Analytics, nyhedsbrevsudsendelse eller sociale medier etc.).
På den måde kan alle medarbejdere løbende følge med i de resultater, kommunikationsafdelingen er med til at skabe for virksomheden. I opsætning kræver det nogle ressourcer (integration af systemer, IT- og udvikler-ressourcer), til gengæld er der ikke meget vedligeholdelse af løsningen efterfølgende.
Hos Kforum ser dashboardet sådan ud. Bemærk overskueligheden og de mange forskellige datakilder:
Nogle værktøjer på markedet har en indbygget dashboard-feature, så du selv kan sammensætte overskuelige og lækre dashboards i webbrowseren. Så er det bare at koble dem op på en skærm. En af dem, der gør det rigtigt godt er Talkwalker, et værktøj til overvågning på sociale medier.
Her tager et flyselskab udgangspunkt i 1) en sammenligning af konkurrenter og 2) en krisemonitorering:
Overvej, hvad der giver mest mening i din virksomhed, og ikke mindst, i forhold til formålet. Hvis dit formål er at vise ’året der gik i kommunikationstal’, kan en statisk løsning – med en powerpoint-præsentation, der looper på en skærm – være ganske passende. Vil du efterfølgende vise resultater på uge-, måned- eller kvartalsbasis, er det ’bare’ at opdatere præsentationen fremadrettet.
Og med en håndholdt løsning kan du jo gå all-in på kreative visualiseringer. Dem, der for alvor skaber blikfang. Tænk lidt alternativt, alliér dig med en grafiker og skab noget, der får medarbejderne til at kigge en ekstra gang, når de venter i kantinekøen.
Er du sodavandsproducent, kan du vise, hvor tæt du er på målet med en næsten-fyldt sodavandsflaske. ’Reach’ kan være bobler, der spreder sig udover skærmen. Hvis I arbejder med genforskning, kan du tilsvarende vise en kolbe og celler, der deler sig. Kun kreativiteten sætter grænser her.
Trin 6: Følg op
Måske er det indlysende, alligevel bliver det forsømt af mange. Men har du lavet en årsrapport, forventes det, at du igen til næste år gentager succesen – også hvis tallene rent faktisk viser fiasko. Målinger forpligter, og hvis du glemmer eller nedprioriterer afrapporteringen næste gang, mister du noget af den troværdighed og pondus, du lige har opbygget. For: ”Hvad er det egentlig, du forsøger at skjule?”
Bevar momentum og blev ved med at synliggøre kommunikationsafdelingens arbejde. Det vil give jer ’good will’ og måske også inspirere andre medarbejdere til at tage del i ’den gode historie’. Hvad enten det er som talere på konferencer, som brugere på sociale medier eller som indlægsskrivere på bloggen. Jo flere, der kommer med på kommunikationsvognen, jo større er overskuddet, hvis shitstormen en dag skulle ramme
Kontakt os
Har du lyst til at høre mere, eller bare en at spille bold op ad, er du velkommen til at kontakte os for en uforpligtende snak.
