Hvornår skal du bruge en kommunikationsplan?
Kommunikation er et virkemiddel og ikke et mål i sig selv. Derfor bør du have en tydelig idé om, hvad dit formål er, og hvordan du måler resultaterne af din kommunikation. Det kan være smart at gå systematisk til værks med de vigtigste budskaber.
Typiske situationer hvor du kan få gavn af en kommunikationsplan (eller i det mindste en skabelon til en) er:
- Ved lancering af nye produkter eller tjenester: En kommunikationsplan kan hjælpe dig med at planlægge og udføre vellykkede lanceringer og opnå opmærksomhed og interesse for dit nye tilbud i markedet.
- Ved kampagner og specielle arrangementer: En kommunikationsplan kan både effektivisere og øge kvaliteten af planlægningen og implementeringen af kampagner, webinarer og andre arrangementer, som virksomheden ønsker at gennemføre.
- Ved håndtering af kriser og mediestorme: Krisekommunikation er en krævende disciplin, som bliver lettere, hvis du har en plan på forhånd. Med en god krisekommunikationsplan ved hånden kan du sikre effektiv og præcis kommunikation, begrænse skaden og genoprette det gode omdømme.
- Som del af kommunikationsstrategien: En kommunikationsplan skaber også rammen for langsigtet, strategisk kommunikation. Hvis du har en skabelon, kan den tages frem, hver gang et nyt og vigtigt budskab skal formidles.
Download en skabelon til din kommunikationsplan og hold styr på budskaberne.
Hvad bør en kommunikationsplan indeholde?
En kommunikationsplan skal give en enkelt oversigt over, hvad der skal kommunikeres, til hvem, hvor og på hvilken måde. Den skal hjælpe dig og andre involverede med at få dit budskab igennem og nå det overordnede mål med kommunikationen.
Du kan se en kommunikationsplan som en skabelon eller et eksempel, der kan bruges, uanset hvilket budskab der skal formidles, og hvem det skal formidles til. Følger du tjeklisten nedenfor, har du et godt udgangspunkt for at nå dit kommunikationsmål.
Dette bør en kommunikationsplan indeholde:
1. Kommunikationsansvarlig
Hvem skal have ansvaret for at koordinere markeds- eller kommunikationsaktiviteterne, tage beslutninger og sikre at budskaber er konsekvente og i overensstemmelse med virksomhedens overordnede mål.
2. Målet med kommunikationen
Hvad ønsker du at opnå med dine kommunikationstiltag? Opdel dem gerne i både korte og langsigtede mål, men vigtigst af alt; sæt mål, der kan måles – det kan enten være rækkevidden på sociale medier, trafikken på webshoppen, antallet af nye medlemmer eller noget andet, der kan kvantificeres. Vær tydelig, så dine kollegaer ved, hvad de sigter efter.
3. Målgruppe
Hvem er dine modtagere? Dit valg af ord, virkemidler og kanaler bestemmes i høj grad af, hvem du kommunikerer til. Jo mere konkret du formår at være, desto nemmere bliver de næste to trin i kommunikationsprocessen. Eksempel: I stedet for blot at definere målgruppen som ”Småbørnsfamilier i området”, så skriv ”Familier med børn op til 12 år bosat i bydelen”.
4. Budskab
Hvad skal du sige for at nå målet med din kommunikation? Formuler et kernebudskab, der er genkendeligt for alle, og brug det som en rød tråd i alle kommunikationstiltag og kanaler. Husk, at selvom kernen i budskabet er den samme, bør formatet tilpasses alt efter hvilken kanal eller sammenhæng, det skal bruges i. En pressemeddelelse kræver fx en lidt anden tone og struktur end et indlæg på sociale medier.
5. Kanaler og medier
Hvordan kommer du i kontakt med din målgruppe? Er det med en pressemeddelelse, via sociale medier, på hjemmesiden, ved at stille op i en debat, til et møde eller noget helt andet? Tænk over, hvor din målgruppe befinder sig, hvor de forventer at modtage information, og hvor de er modtagelige over for den information, du forsøger at formidle.
6. Afsender/talsperson
Definer hvem der skal levere budskabet. Vær også tydelig omkring, hvor eventuelle henvendelser eller spørgsmål skal rettes hen. Vælg afsendere, der udstråler kompetence og troværdighed. Det kan også være, at virksomheden i sig selv skal fungere som afsender, hvilket gør det ekstra vigtigt at definere, hvem der følger op på en eventuel dialog.
7. Aktivitets- og tidsplan
Konkretiser hvilke aktiviteter som skal gennemføres og hvornår. En oversigt vil gøre det nemmere for de ansvarlige og involverede at prioritere arbejdet i forhold til vigtighed, omfang og deadlines.
8. Kommunikationsmåling (KPI’er)
Om du skal tiltrække nye leads, opbygge identitet og brand, etablere fællesskab og ejerskab, afværge en krise eller bare skabe engagement, så vær opmærksom på dine KPI’er, så du kan måle og dokumentere din succes – og lære af erfaringerne. Med et digitalt værktøj til medieovervågning og social listening kan du blandt andet følge med i engagement og tonalitet (tonen i fx kommentarfeltet, hvordan blev budskabet modtaget?). Vælg KPI’er der stemmer overens med strategien og dine kommunikationsmål (punkt 2).
Dette bør en krisekommunikationsplan indeholde
I en krisesituation eller mediestorm ændrer ”reglerne” for kommunikation sig betragteligt, fordi ting opfattes og modtages anderledes og bliver set i et andet lys end normalvis.
Når du skal arbejde med krisehåndtering i redaktionelle og/eller sociale medier, bør du have din egen krisekommunikationsplan. Et godt råd er at lave den, før krisen opstår – så har du sparet dig selv dyrebar tid, når du har mest brug for det.
Formålet med en krisekommunikationsplan er at håndtere uforudsete hændelser, der kan skabe negativ omtale og påvirke virksomhedens omdømme negativt. Hvis du har planen klar, når du har brug for den, kan den hjælpe dig med at minimere skaden, bevare omdømmet og genoprette tillid hurtigt og effektivt.
Et eksempel:
Hvis du arbejder i en virksomhed, som producerer et produkt, der kræver miljøskadelige kemikalier i produktionsprocessen, er der en vis risiko for pludselig at få negativ medieopmærksomhed. Ved at identificere mulige reaktioner i markedet, kan du være på forkant med argumenter og planer for, hvordan virksomheden skal reagere på negativ omtale.
En krisekommunikationsplan bør indeholde:
1. Kriseteam
Hvem skal navigere virksomheden gennem krisen? Den gruppe du definerer som kriseteam, skal have ansvaret for at involvere de rigtige mennesker og sikre de rigtige kompetencer. Én person bør agere leder, som holder overblikket og koordinerer arbejdet. Et kriseteam inkluderer ofte virksomhedens CEO, direktører, HR og kommunikationsrådgivere. Beslut hvem der skal have ansvaret for forskellige kontaktpunkter, fx presse- og mediehåndtering, kundeservice, sociale medier osv. Opret også gerne en intern chat-gruppe (Teams, Slack, Skype el.lign.), hvor man hurtigt kan nå hinanden.
2. Målgruppe og interessenter
Identificér de grupper, der påvirkes af situationen, og hvordan de påvirkes. Forskellige interessenter kan have forskellige behov for information, tone of voice eller kanaler. Tænk også over, hvilke spørgsmål de kunne finde på at stille, og forbered et Q&A-dokument med svar. Dette vil bidrage til at sikre hurtige, konsekvente svar.
3. Budskab og afsender
Baseret på forarbejdet i punkt 2, definer kernebudskaberne, og hvordan budskaberne skal formidles (i en pressemeddelelse, på mail, via sociale medier osv.). Vælg kanal ud fra, hvor målgruppen befinder sig (internt/eksternt). Beslut også, hvem der skal være afsender af budskabet (talsperson).
4. Tidsramme
Krisekommunikation kræver, at man følger nøje med i udviklingen og er klar til at reagere, når situationen kræver det, så ryd kalenderen og vær fleksibel. Hvis du har en løsning til medieovervågning og social listening med notifikationer i realtid, har du en stor fordel, når du skal håndtere en krise.
5. Måling af effekt/konsekvens
At måle effekten af kriskommunikationen kan være nyttigt både undervejs (for at kunne justere) og i tiden efter (for at evaluere og være bedre rustet næste gang). Med et værktøj til medieovervågning får du en løbende analyse af dit mediebillede og kan se udviklingen over tid.
Øg præcisionen med en skabelon til kommunikationsplanen
I korte træk: En kommunikationsplan kan hjælpe dig med at nå dine kommunikationsmål, opretholde kontinuitet og effektivt nå din målgruppe. Den skal give alle involverede et enkelt overblik over, hvad der skal kommunikeres, til hvem, hvor og på hvilken måde.
Ved at tage stilling til blandt andet kommunikationsmål og KPI’er, målgruppe, kanaler og budskaber får du en struktureret tilgang til kommunikationsopgaven og sikrer, at budskaberne er gennemtænkte og relevante. Du er velkommen til at bruge denne skabelon, så du ikke behøver at opfinde den dybe tallerken, hver gang du skal ud med et nyt budskab.
Læs også
Kontakt os
Har du brug for sparring, om hvordan du løbende måler din kommunikation? Kontakt os for en uforpligtende snak om jeres behov og muligheder.
